إدارة الوقت

الوقت هو أثمن ما يملكه الانسان إذا استطاع تنظيمه و استغلاله لترك بصمة مختلفة في الحياة وتحقيق العديد من الانجازات، لكنه يصبح وبالاً عليه إذا لم يحسن استخدامه حيث لا يمكنه تعويضه أو ادخاره أو شراؤه.

تعريف إدارة الوقت:

القدرة على استثمار الوقت والاستفادة منه لإنجاز كل ما تريد إنجازه بكفاءة و فاعلية دون الشعور بالضغط و التوتر تجاه تنفيذ هذه المهام، و تحديد الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة وترتيب الأولويات للمهام اليومية.

أهمية إدارة الوقت:

إن مهام الإنسان و خططه لا تنتهي و قد يَفنى عمره وهو لم ينجز بعد كل المهام التي خطط لها حيث أن عصرنا الحالي يتسم بسرعة الوقت بشكل هائل ، إلا أننا نلاحظ أن هناك اشخاص لديهم الوقت الكافي لإتمام جميع مهامهم و لديهم متسع من الوقت لمهام أخرى، بينما البعض الآخر في قمة انشغالهم و لا يتوفر لديهم الوقت الكافي لإنجاز مهامهم، مع العلم أننا جميعا نحصل على ال 24 ساعة نفسها يومياً؛ السبب هو إدارة الوقت و استثماره بشكل أكثر فاعلية. تقول حكمة يونانية قديمة: ” أكثر النفقات تكلفة هو الوقت ” لذلك فإن ادارة الوقت بشكل صحيح تساعدك على تحقيق التوازن في حياتك و الاستمتاع بوقتك و إنجاز المزيد من المهام.

مهارات إدارة الوقت:

1- ترتيب الأولويات: إن ترتيب الأولويات مهارة عالية القيمة مهمة بأهمية إدارة الوقت، وهي تعني: تقييم المسؤوليات و المهام و ترتيبها حسب أهميتها و تحديد الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة.

و هناك الكثير من النماذج التي تساعد على ترتيب الأولويات نذكر منها منظومة آيزنهاور لإدارة الأولويات

و تنقسم الأولويات حسب هذه المنظومة إلى أربع فئات:

1- مهمة و عاجلة

2- مهمة غير عاجلة

3- غير مهمة و عاجلة

4- غير مهمة و غير عاجلة

و يتم التعامل مع الأربع فئات بالتقسيم التالي:

1- يتم التعامل مع العناصر المهمة و العاجلة فوراً.

2- يتم جدولة وقت لإنجاز الأمور المهمة غير العاجلة.

3- يتم تفويض الآخرين لإنجاز الامور غير المهمة العاجلة.

4- يتم إلغاء الأمور غير المهمة و غير العاجلة.

2- التخطيط: يعتبر التخطيط من الوسائل المهمة لإدارة الوقت بشكل فعال فهو ضروري لرسم مسار مهامك حسب أولويتها و إنجازها دون هدر للوقت.

3- التنظيم: الابتعاد عن الفوضى و تنظيم الوقت و المهام حسب أولويتها و تنظيم الأشياء و الأدوات في مكانها الصحيح يساعد على إتمام المهام في توقيتها بكفاءة وفاعلية و يفتح المجال لإنجاز مهام جديدة.

4- تحديد الأهداف: إن أول خطوات الوصول إلى الأهداف هي تحديدها ثم معرفة طرق إنجازها و تحديد الوقت اللازم لإتمامها، و الحصول على قسط من الراحة كلما شعرت بالتعب و الإرهاق و كلما أخطأت و شعرت بالإحباط لإعادة شحن الجسم بالطاقة للازمة للمواصلة و تصحيح الأخطاء بشكل سليم دون توتر.

5- تحديد وقت للراحة: يجب الحصول على قسط من الراحة كلما شعرت بالتعب و الإرهاق و كلما أخطأت و شعرت بالإحباط لإعادة شحن الجسم بالطاقة للازمة للمواصلة و تصحيح الأخطاء بشكل سليم دون توتر.

فوائد إدارة الوقت:

1- الاستغلال الأمثل لليوم و إنجاز الأعمال بشكل أفضل.

2- زيادة طاقتك و جودة حياتك.

3- زيادة إنتاجيتك و تحقيق اكبر قدر من الإنجازات.

4- ترتيب المهام و تنفيذها حسب أولويتها.

5- تقليل مستوى الإجهاد و تقليص احتمالات الوقوع بالأخطاء و تكرارها.

6- تحسن القدرة على اتخاذ القرارات و تعزيز الثقة بالنفس.

7- تحسن القدرة على مواجهة الضغوطات و الأزمات دون توتر أو انفعال.

8- الاستمتاع بالوقت و القدرة على إنجاز المزيد من المهام.

وسائل إدارة الوقت:

هناك العديد من الوسائل التي تمكنك من إدارة وقتك بسهولة و فاعلية ، لذلك سأُجملها في نوعين:

1- الوسائل التقنية: كالمفكرة الالكترونية، البريد الالكتروني، التنبيه الصوتي و الخرائط الذهنية و غيرها .

2- الوسائل غير التقنية: كالجداول الزمنية، المفكرة الكتابية، قوائم المهام و الذاكرة الشخصية و غيرها.